Team Assistant & Office Manager (m/w/d)

Teilzeit/Vollzeit

Unser Auftraggeber ist ein junges Gemeinschaftsunternehmen der ÖBB-Personenverkehr AG, Verkehrsverbünde und des Bundesministeriums für Klimaschutz, Umwelt, Energie, Mobilität, Innovation und Technologie (BMK).
Die gemeinsame Herausforderung: Den Zugang zu klimafreundlicher Mobilität noch einfacher zu gestalten sowie hochautomatisierte Prozesse in den Bereichen Abrechnung, Billing, Debitorenmanagement, Clearing und Zahlungsabwicklung z.B. für das KlimaTicket Österreich zu entwickeln.

Zur Verstärkung des Teams suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit!

Ihre Rolle:

  • Organisation & Kommunikation: Sie behalten den Überblick über E-Mails, Post und Telefonate, führen Protokoll bei internen Meetings, kümmern sich ums Dokumentenmanagement und betreuen eigenständig unsere Office-Prozesse.
  • Termine & Empfang: Sie koordinieren Besprechungen, empfangen Gäste mit einem Lächeln und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
  • HR & Teamkultur: Sie unterstützen beim Recruiting und begleiten On- und Offboardings. Zeiterfassungen und Dienstreisen haben Sie im Griff, genauso wie die Organisation von Teamevents und weiteren Veranstaltungen.
  • IT & Technik: Sie sind die Schnittstelle zu unserem externen IT-Dienstleister und behalten unsere interne Infrastruktur im Blick.
  • Büro, Einkauf & Sicherheit: Sie sorgen für eine gute Büroausstattung und kümmern sich um den operativen Einkauf, koordinieren externe Dienstleister:innen und helfen dabei, Sicherheitskonzepte umzusetzen.

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Ausbildung (Lehre, HASCH/HAK/HBLA)
  • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management und erste Berufserfahrung im HR-Bereich, idealerweise in Unternehmen mit IT-Bezug oder öffentlichen Unternehmen
  • Sehr gute Microsoft 365 Kenntnisse (insbesondere Excel, Word, PowerPoint, Microsoft Teams, Outlook)
  • Strukturierte, selbständige und genaue Arbeitsweise
  • Ausgeprägtes organisatorisches Geschick und hohe Kommunikationsfähigkeit
  • Interesse am Öffentlichen Verkehr und klimafreundlicher Mobilität

Unser Angebot:

  • Beschäftigung im Ausmaß von mind. 30 Wochenstunden, Vollzeit möglich
  • Gemäß Kollektivvertrag IT beträgt das Mindestbruttogehalt 3.063€ (Vollzeit), Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Berufserfahrung
  • Ehestmöglicher Dienstantritt
  • Flexible Arbeitszeiten mit der Option auf Homeoffice
  • Flache Hierarchie und ein motiviertes, teamorientiertes Umfeld
  • Büro in sehr zentraler Lage

Wenn Sie an dieser herausfordernden Position Interesse haben, dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter der Kennnummer 108.733 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail.